Estructura de la Organización (Cap. 8)

La lectura nos habla acerca de las posibles maneras en que puede estar estructurada una organización. Cada estructura va tener ventajas y desventajas. Pero antes de todo, al principio del capítulo nos define conceptos que creo que son elementales para el ámbito de la organización.

La estructura de las organizaciones las podemos ver gráficamente mediante un organigrama, creo que es la manera mas simple de entender como se relacionan y como se reparten los puestos en una compañía o empresa. Dentro de una estructura organizacional siempre veremos que habrá una diferenciación, esto se refiere que la organización esta compuesta por muchas unidades que trabajan sobre un tipo de tarea diferente. En una empresa, por tener a tanta gente, el trabajo se divide en tareas  especificas y a causa de esto surge la integración, que es la que se encarga de vincular las diferentes partes de la organización que también va de la mano con la coordinación ya que conecta a todas las áreas pero esta se enfoca en los procedimientos de enlazamiento de las diversas partes con el propósito de lograr una misión u objetivo en general.

Las organizaciones pueden estar estructuradas de distintas formas aquí se habla de dos maneras: la estructura vertical y la horizontal.

Estructura Vertical

En este tipo de estructuras incluye cuestiones relativas a la autoridad dentro de una organización, consejo de administración, director general y niveles jerárquicos así como cuestiones vinculadas a la delegación y descentralización.

Autoridad: es fundamental en el funcionamiento de las organizaciones. Es el derecho legítimo a tomar decisiones y a decirle a la gente que hacer. La autoridad reside en los puestos mas que en las personas. Se tiene la tradición que la autoridad es el medio principal de operar una organización pero aún siendo el dueño, accionista, jefe o presidente no tiene la autoridad final ya que esta es repartida. La estructura de autoridad en las organizaciones va de arriba hacia abajo comenzando por un consejo directivo, las personas que lo conforman son elegidas por los accionistas y son dirigidas por el presidente. Luego esta el director ejecutivo en jefe (CEO) se le da autoridad de parte del consejo directivo a este puesto, quien ocupa la cúspide de la pirámide organizacional. Y tenemos al equipo de alta dirección, estan integrados por los directores de empresas, ejecutivos, financieros y otros, ellos se encargan de tomar decisiones como una unidad.

Niveles jerárquicos: se refiere a los niveles de autoridad en la pirámide organizacional que esta generalmente constituida por tres niveles: el primero lo conforman el CEO, el segundo la administración intermedia y el tercero por administradores inferiores y trabajadores.

Tramo de control: es el número de personas subordinadas que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor. El tramo de control óptimo maximiza la eficacia porque es lo suficientemente corto para permitir a los gerentes mantener control sobre sus subordinados pero no tan limitado para que conduzca al sobre control. La cantidad del tramo de control dependerá de cuán grande es la empresa.

Delegación: es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado de nivel inferior. Los delegados informan a su jefe respecto a cuán efectiva se realizó la tarea. La delegación se le podría considerar como una característica fundamental de la administración porque implica que las cosas se hagan a través de otros. Por esto la delegación es importante en todos los niveles jerárquicos. Con la delegación los jefes no pierden el tiempo, por así decirlo, en supervisar que las tareas o acciones se hagan de la manera correcta. La delegación le permite al jefe tener tiempo libre para dedicar su trabajo y energía a actividades importantes de mayor nivel. El subordinado, con la delegación, adquiere una oportunidad para desarrollar nuevas habilidades, demostrar potencial para responsabilidades extras y quizá obtener una promoción.

Cuando se habla de una delegación cabe mencionar que se deben de hacer distinciones entre los conceptos de responsabilidad y exigibilidad.

Responsabilidad: significa que a una persona se le asigna una tarea que se tiene que realizar pero también se le confiere la autoridad suficiente para que se lleve a cabo el trabajo.

Exigibilidad: el gerente tiene el derecho de esperar que el subordinado efectúe el trabajo y el derecho a tomar acciones correctivas si el subordinado falla.

Descentralización: la delegación de responsabilidad y autoridad hace que la toma de decisiones se descentralice. En las organizaciones descentralizadas se toman decisiones en niveles inferiores.

Centralización: en este tipo de organizaciones las decisiones importantes se toman en los niveles mas altos.

Estructura Horizontal

Por lo complejo que son las organizaciones estas tienen que ser subdivididas de forma inevitable, es decir, se tiene que hacer una departamentalización en unidades mas pequeñas o  en departamentos. Hay diferentes tipos de departamentos: de línea y de apoyo. Los departamentos de línea son aquellos que tienen la responsabilidad de las principales actividades de la firma, tratan directamente con los bienes y servicios primordiales de la organización. Los departamentos de apoyo son aquellos que proporcionan habilidades especializadas o profesionales que apoyan a los departamentos de línea. La departamentalización tiene tres enfoques principales que son: el funcional, divisional y matricial.

Organización Funcional: los trabajos estan especializados y agrupados de acuerdo con las funciones de negocios y habilidades que requieren ya sea de producción, marketing, recursos humanos, etc.… Con este tipo de organización permite a la gente desarrollar sus habilidades especializadas al máximo, la toma de decisiones y las líneas de comunicación son claras y el desempeño y la vigilancia se mantienen bien. Pero este tipo de organizaciones también tiene desventajas: la gente de la organización se fragmenta porque se ocupa mas de su función que de la compañía como un todo, su atención en tareas funcionales puede hacerlos perder el enfoque sobre la calidad total del producto y debido a que el trabajo esta sumamente diferenciado se crean barreras para la coordinación a través de funciones.

Organización Divisional: por el resultado del crecimiento de una organización se vuelven mas diversificadas y se ve que la organización funcional tiene dificultades. En este tipo de organización se hace una departamentalización que agrupa unidades en torno a productos, clientes y regiones. En la organización de producto, todas las funciones que contribuyen a un producto están organizadas bajo un gerente y con esto se tienen muchas ventajas: las necesidades de información se manejan con mayor facilidad, la gente tiene un compromiso de tiempo completo con una línea de producto en particular, las responsabilidades de la tarea son claras y la gente recibe capacitación amplia. En la organización de clientes y zonas geográficas se enfocan sobre las necesidades de los clientes para proporcionar un servicio mas rápido y eficaz. Pero la duplicación de actividades a través de muchos grupos de clientes y áreas geográficas es caro.

Organización Matricial: es cuando se puede combinar la organización de formas funcionales y divisionales. Esta compuesta por relaciones de información duales en la cual algunos gerentes reportan a dos superiores: el gerente funcional y el gerente divisional. Al tener dos jefes el manejo de información y de las relaciones entre las personas puede ser un poco confusa y presentar dificultades. Pero teniendo los dos tipos de organización se pueden tener extensas redes de análisis para la toma de decisiones. Para que una organización matricial tenga un buen funcionamiento y pueda sobrevivir es necesario tener una buena coordinación e integración para que haya una buena comunicación entre las dos partes.

Integración Organizacional

Debido a la especialización y división del trabajo, distintos grupos de gerentes y empleados desarrollan orientaciones diferentes y los trabajadores se pueden olvidar que forman parte de un todo. En la lectura nos muestra que hay tres formas de integrar a todas las partes: coordinación por normalización, planeada y por ajuste mutuo.

Coordinación por Normalización: es cuando se limitan acciones e integra varias unidades mediante la regulación de lo que la gente hace. En otras palabras, se establecen normas y reglamentos para dirigir a la gente y que interactúe que a esto último se le llama formalización.

Coordinación Planeada: las unidades interdependientes están en libertad de modificar y adaptar sus acciones con las condición de que cumplan con las fechas límites y objetivos requeridos para trabajar con otros. Cumplir con el propósitos en común.

Coordinación por Ajuste Mutuo: involucra una retroalimentación y discusiones para ver en forma conjunta cómo enfocar lo problemas e idear soluciones que acepten todos.

Es muy importante saber las estructuras básicas de la organización y los problemas que se puedan presentar para tomar una decisión correcta. Pero yo no creo que estas sean las únicas estructuras en el mundo ya que es mejor idear una organización tomando en cuenta el entorno que nos rodea porque como sabemos cada cultura se entiende diferente por lo tanto se debe de tener una organización que se adapte a nuestras necesidades.

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